· Роскомнадзор · 6 мин чтения
Автор: команда ДокументЛаб — сервис, который генерирует юридические документы для сайтов и помогает бизнесу соблюдать 152-ФЗ и GDPR.
Как подать уведомление в Роскомнадзор об обработке персональных данных
Уведомление в Роскомнадзор об обработке персональных данных подаётся через портал pd.rkn.gov.ru и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью; без УКЭП форму можно отправить бумажной версией. Такая обязанность установлена статьёй 22 Федерального закона № 152-ФЗ для каждого оператора персональных данных. Ниже — кто обязан подавать, какие документы подготовить и как избежать типичных ошибок.
Главное
- Уведомление обязан подать каждый оператор персональных данных (ст. 22 152-ФЗ).
- Роскомнадзор регистрирует уведомление в течение 30 дней.
- Об изменениях нужно сообщать в течение 10 рабочих дней.
- Штраф за неподачу — до 50 000 ₽ для юрлиц по ст. 19.7 КоАП РФ.
- Подача бесплатна и снижает риск внеплановой проверки.
Содержание
- Кто обязан подавать уведомление?
- Что нужно подготовить перед подачей?
- Способы подачи уведомления
- Пошаговая инструкция заполнения на портале
- Сроки рассмотрения
- Когда подавать информационное письмо об изменениях?
- Какие ошибки допускают при подаче уведомления?
- Какие штрафы за неподачу уведомления?
- Как упростить процесс
Кто обязан подавать уведомление?
По общему правилу уведомление обязан подать каждый оператор персональных данных — любое лицо (юридическое или физическое), которое организует и осуществляет обработку ПД и определяет её цели.
На практике уведомление должны подать:
- Интернет-магазины
- Сайты с формами обратной связи и регистрацией
- Работодатели (обработка данных сотрудников)
- Медицинские учреждения
- Образовательные организации
- Любые компании с базой клиентов
Исключения из обязанности уведомления
Закон предусматривает случаи, когда уведомление можно не подавать:
| Исключение | Пример |
|---|---|
| Обработка данных сотрудников в рамках трудового законодательства | Кадровый учёт, начисление зарплаты |
| Данные получены в связи с заключением договора | Договор с клиентом, в котором он является стороной |
| Обработка только ФИО (без дополнительных данных) | Список участников мероприятия |
| Обработка данных для однократного пропуска | Пропускная система на территорию |
| Данные обрабатываются без средств автоматизации | Бумажные журналы и картотеки |
Однако на практике большинство компаний попадают сразу под несколько оснований обработки. Если хотя бы одно основание не входит в список исключений, уведомление подавать обязательно. Рекомендация юристов: подавайте уведомление в любом случае — это бесплатно и снижает риски.
Что нужно подготовить перед подачей?
Прежде чем заполнять форму, соберите следующую информацию:
- Реквизиты организации — полное наименование, ИНН, ОГРН, юридический адрес, контактные данные
- Перечень категорий обрабатываемых данных — какие именно данные вы собираете (ФИО, контакты, паспортные данные и т.д.)
- Категории субъектов — чьи данные обрабатываете (клиенты, сотрудники, контрагенты)
- Цели обработки — зачем вам нужны эти данные
- Правовые основания — на каком основании обрабатываете (согласие, договор, закон)
- Меры безопасности — какие технические и организационные меры защиты применяете
- Сведения о трансграничной передаче — передаёте ли данные за рубеж
- Сведения о месте хранения — где физически расположены серверы с базами данных
- Ответственное лицо — ФИО и контакты лица, ответственного за обработку ПД
Способы подачи уведомления
Подать уведомление можно тремя способами:
1. Через портал Роскомнадзора (рекомендуемый способ)
Самый удобный и быстрый вариант:
- Перейдите на сайт pd.rkn.gov.ru
- Выберите раздел «Подать уведомление»
- Заполните электронную форму
- Подпишите усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП)
- Отправьте
Если у вас нет УКЭП, заполните форму на портале, распечатайте, подпишите и отправьте бумажную версию.
2. Почтой России
- Заполните форму уведомления
- Распечатайте в двух экземплярах
- Подпишите руководителем и поставьте печать (при наличии)
- Отправьте заказным письмом с уведомлением в территориальное управление Роскомнадзора по месту регистрации
3. Лично
- Принесите заполненную и подписанную форму в территориальное управление Роскомнадзора
- Получите отметку о принятии на вашем экземпляре
Пошаговая инструкция заполнения на портале
Разберём процесс заполнения электронной формы на портале pd.rkn.gov.ru:
Шаг 1. Регистрация на портале. Создайте учётную запись или войдите через Госуслуги.
Шаг 2. Выбор типа уведомления. Выберите «Уведомление об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных».
Шаг 3. Заполнение сведений об операторе. Укажите полное наименование, ИНН, ОГРН, адрес, телефон и email.
Шаг 4. Правовое основание обработки. Выберите из списка или укажите конкретные нормативные акты (152-ФЗ, Трудовой кодекс и т.д.).
Шаг 5. Цели обработки. Опишите каждую цель отдельно. Например: «Заключение и исполнение договоров купли-продажи», «Направление рекламных рассылок».
Шаг 6. Категории данных и субъектов. Для каждой цели укажите, какие данные собираете и чьи.
Шаг 7. Меры безопасности. Опишите применяемые средства защиты: шифрование, контроль доступа, антивирусная защита.
Шаг 8. Сведения о хранении. Укажите адрес расположения баз данных (для облачных решений — адрес дата-центра провайдера).
Шаг 9. Проверка и отправка. Внимательно проверьте все поля и отправьте уведомление.
Сроки рассмотрения
После подачи уведомления Роскомнадзор регистрирует его в течение 30 дней. После регистрации вы появитесь в реестре операторов персональных данных. Проверить наличие в реестре можно на сайте Роскомнадзора.
Когда подавать информационное письмо об изменениях?
Вы обязаны уведомить Роскомнадзор об изменениях в течение 10 рабочих дней, если:
- Изменились реквизиты организации
- Изменились цели обработки
- Добавились новые категории данных или субъектов
- Изменились меры безопасности
- Изменилось место хранения данных
Для этого подаётся информационное письмо через тот же портал.
Какие ошибки допускают при подаче уведомления?
- Неполный перечень целей обработки. Указали «исполнение договоров», но забыли про «маркетинговые рассылки» или «аналитику посещений сайта».
- Несоответствие адреса хранения данных. Указали адрес офиса, а данные хранятся на серверах хостинг-провайдера.
- Отсутствие обновлений. Компания переехала, изменила деятельность, но не обновила сведения в реестре.
- Ошибки в реквизитах. Опечатки в ИНН, ОГРН, юридическом адресе.
- Указание только одного основания обработки. Обычно оснований несколько: согласие, договор, законный интерес.
Какие штрафы за неподачу уведомления?
За непредставление или несвоевременное представление уведомления предусмотрена административная ответственность по статье 19.7 КоАП РФ:
- Для должностных лиц: от 3 000 до 5 000 рублей
- Для юридических лиц: от 30 000 до 50 000 рублей
Кроме штрафа, отсутствие в реестре привлекает дополнительное внимание при проверках. Роскомнадзор может провести внеплановую проверку и обнаружить другие нарушения.
Как упростить процесс
Подача уведомления требует чёткого понимания того, какие данные вы обрабатываете, на каком основании и с какими мерами защиты. Ошибки в уведомлении могут привести к дополнительным проверкам.
Начните с подготовки базовых документов: политики конфиденциальности и согласий на обработку ПД. Генератор документов Порядок поможет создать юридически корректные документы за несколько минут. Имея готовую политику конфиденциальности, вы легко перенесёте из неё всю необходимую информацию в форму уведомления Роскомнадзора. В ПоряДке документы формируются под конкретный сайт с учётом актуальной редакции 152-ФЗ.
Частые вопросы
Кто обязан подавать уведомление в Роскомнадзор?
Уведомление обязан подать каждый оператор персональных данных — лицо, которое организует обработку ПД и определяет её цели. Это интернет-магазины, сайты с формами, работодатели, а также любые компании с базой клиентов, если они не подпадают под исключения.
Сколько рассматривают уведомление?
Роскомнадзор регистрирует уведомление в течение 30 дней. После регистрации оператор появляется в реестре операторов персональных данных, а проверить наличие в реестре можно на сайте Роскомнадзора.
Какой штраф за неподачу уведомления?
По ст. 19.7 КоАП РФ должностным лицам грозит штраф от 3 000 до 5 000 рублей, юридическим лицам — от 30 000 до 50 000 рублей. Отсутствие в реестре также повышает риск внеплановой проверки.
Нужно ли уведомлять Роскомнадзор об изменениях?
Да, в течение 10 рабочих дней. Уведомить нужно при смене реквизитов, целей обработки, состава данных, мер безопасности или места хранения. Для этого через тот же портал подаётся информационное письмо.
Итоги
Уведомление об обработке персональных данных подаётся в Роскомнадзор через портал pd.rkn.gov.ru с подписью УКЭП и регистрируется в течение 30 дней.
- Обязанность подачи установлена ст. 22 Федерального закона № 152-ФЗ.
- Уведомление подаёт каждый оператор ПД, если не подпадает под исключения.
- Три способа подачи: портал pd.rkn.gov.ru, Почта России, лично.
- Роскомнадзор регистрирует уведомление в течение 30 дней.
- Об изменениях сообщают в течение 10 рабочих дней.
- Штраф за неподачу — до 50 000 ₽ для юрлиц по ст. 19.7 КоАП РФ.
- Подача бесплатна и снижает риск внеплановой проверки.
Подготовьте политику конфиденциальности и согласия, перенесите данные в форму уведомления и подайте его через портал — это бесплатно и занимает меньше времени, чем спор со штрафом.